Os arquivos em PDF são fundamentais para uma troca de documentos de forma mais segura. Isso porque os materiais neste formato não podem ser alterados, pelo menos não com tanta facilidade. Há mais de uma maneira de criar um PDF, desde a opção “salvar como PDF” (no seu software de criação de documentos) ou “imprimir em PDF”, até programas que garantem maior segurança nos dados convertidos. Confira neste artigo como preparar um documento campeão, com um resultado profissional, fácil de ler e acessível a todos.
Acessibilidade deve ser prioridade
Ao utilizar um software na criação de trabalhos em PDF você tem a possibilidade de adicionar elementos específicos de forma que eles fiquem em conformidade com algumas normas de publicações. Existem certas características que um documento deve apresentar afim de garantir sua acessibilidade, como uma estrutura oculta do conteúdo em PDF que é baseada em texto, e é apresentada como necessária para alguns leitores. Nem todos os documentos devem seguir na íntegra os padrões estruturais, no entanto, existem algumas ações que você deve tomar para garantir que o seu documento em PDF atenda aos requisitos fundamentais de acessibilidade.
Todas as imagens e formulários devem ser independentes, além disso, atenção aos textos escritos em imagens e aos links, eles devem direcionar para as páginas corretas. Além disso, as marcas de comentários e de formatação devem estar desativadas.
Escolha das fontes
Uma das maiores vantagens de converter um documento em PDF é que ele incorpora as fontes utilizadas no próprio arquivo. Com isso, até mesmo os usuários que não tiverem as mesmas fontes utilizadas por você poderão ler o seu documento sem qualquer prejuízo e sem a necessidade de fazer downloads ou de substituir fontes. Porém, isto não significa que você poderá usar qualquer tipografia no seu documento. Alguns tipos de letras, quando convertidos em PDF, dificultam a leitura, portanto, lembre-se de verificar o documento após convertê-lo. Fontes como Times New Roman, Verdana, Arial, Helvetica, Calibri ou Tahoma são as mais indicadas por não gerarem prejuízos visuais durante a leitura.
Utilização de imagens
Uma boa forma de complementar os textos é através de imagens e gráficos. Porém, estes elementos fazem com que os documentos fiquem muito “pesados”. Para melhorar a eficácia da utilização das imagens em seu documento, certifique-se de ajustá-las ao seu tamanho final de modo a manter a sua nitidez. Imagens isoladas (sem textos) devem obedecer ao mesmo princípio antes de serem convertidas. Isso manterá o dimensionamento original sem que fiquem desfocadas (embaçadas). Dê preferência aos arquivos de formatos PGN ou JPEG. Isso porque eles oferecem 8 e 24 (bits) em imagens de qualidade, além de “suportarem” fundos transparentes. Já os formatos TIFF e GIF devem ser evitados, pois a qualidade visual do conteúdo dos arquivos gerados é inferior à dos arquivos originais.
Utilização de um software de conversão
Um bom software para converter e/ou gerar arquivos em PDF, deve assegurar a inviolabilidade de seus conteúdos digitais. Com isso, documentos, apostilas, e-books ou qualquer outro material criado contarão com ferramentas que os deixarão mais seguros.Tomando esses cuidados na confecção de um documento em PDF, você proporcionará ao usuário uma experiência muito mais satisfatória ao manusear os arquivos. Você utiliza o PDF? Tem estes cuidados durante a produção de seus materiais? Na seção de comentários, conte-nos como faz para garantir a segurança de seus documentos.
